管理組合と理事会の役割

1．はじめに
　

　周知のごとく、マンションのわが国の住宅に占める割合は増加の>一途をたどっております。今やマンションの総数も４００万戸を超えたとされております。そのマンションも、１０数戸の小規模のものから１０００戸を超える大規模団地といったように多種多様です。

区分所有法
マンションは、建物を共有しそれぞれが自分の専有支配領域を持つといった必然的に相隣関係と共用関係の対応が出てきます。土地の高度利用化ということから、マンションが住宅として一般化するに伴い、かかる相隣関係と共用関係に対処する区分所有法が制定されることとなりました。
　

管理組合
当初は、管理組合も任意でしたが、今日では基本的に必置機関と考えられるようになってきました（3 条参照）。すなわち、管理を行うために団体を構成し、集会を開催し団体の意思決定を行うということです。
　

管理組合の構成
この団体が、いわゆる管理組合であり、マンションの相隣関係や共用関係の事柄の問題を解決するために、集会（総会）で基本的な意思決定を行うということになります。さらに、この総会で意思決定したことを具体的に執行する機関として理事会という機関が設置されることとなります。
　

管理組合の役割
このように、管理組合とは縁あって区分所有関係に入った区分所有者によって構成される団体であり、そこで決められることは円滑な相隣関係の確立と、共用関係を円滑に管理していくということであります。
　

2．総会
　

　冒頭で指摘しましたように、区分所有者は管理組合という団体を構成し、区分所有建物や敷地及び附属施設を管理します。この管理を行うために総会を開き、団体の意思決定（規約を決めたり、執行の役員を決めたり等々）を行います。したがって、管理組合の総会は、国でいうならば国会に相当するものであり、区分所有者間の最 >高意思決定機関ということになります。
　

総会は毎年
総会は、少なくとも毎年１回開催しなければなりませんこの規定は強行規定ですから、２年に一度とかといった別段の規定をすることができません。
　

総会の招集
招集は、管理者（基本的には理事長）が行います。もちろん、一定数の区分所有者（原則として５分の１）からの招集要求があれば、総会を開くことができます（３４条参照）。
　

総会の開催通知
総会の開催については、あらかじめ（少なくとも５日前に）各区分所有者にその目的を示して通知しなければなりません。いわゆる議案書というものを作成し、各区分所有者に総会の目的を知らせるというこ >とです（規約で別段の定めをしておけば掲示のみでもよい。３５条参照）。
　

議題は事前通知
総会で決議する事項は、基本的にはあらかじめ通知した事項のみに限られます。もちろん特別決議事項以外の事項について、規約で別の定めをしておけば通知したこと以外の事項も決議できますが、それは軽微な事柄や緊急性を要するものに限定されることとなるでしょう。
　

議決権
議決権については、規約に別段の定めがない限りは、１４条の持分の割合に応じて定められることとなります。居住専用のマンショの場合は、基本的には１住戸１議決権とされているのが普通とな >っております。
　

議長
総会には、議長をおかなければならず、特に別段の定めや決議がなされない限りは、招集した者（理事長）が議長となります（４１条参照）。
　

議事録
総会で審議したことについては、議事録として、最低限簡単な審議経過及び決定事項を明記しなければなりません（４２条Ⅱ）。この議事録は、理事長が責任をもって保管し、閲覧希望者（特別利害関係人。３３条参照））にはいつでも閲覧させねばなりません。

議事録の署名
もちろん議事録の真偽性を疑われてはいけませんから、議長と総会に出席した２名の区分所有者が確認し署名押印しなければなりません。議事録に記載された事項は、規約と同等の効力を有しますから極めて重要なことであります。したがって、そこに記載された文言が管理組合独自の法律ともいえますから、後から疑義が生じないように正確に記載しておく必要があります。
　

総会の議決事項
総会で審議しなければならない事項は（改正標準管理規約参照）

	①	収支決算及び事業報告
	②	収支予算及び事業計画
	③	管理費等及び使用料の額ならびに賦課徴収方法
	④	規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止
	⑤	長期修繕計画の作成又は変更
	⑥	修繕積立金の取り崩しや資金借り入れの件
	⑦	建替決議がなされた場合におけるその計画書の作成や設計に要する費用を修繕積立金から支出する場合
	⑧	全体修繕積立金、住宅一部修繕積立金及び店舗一部修繕積立金の保管及び運用方法
	⑨	専有部分であるが共用部分と一体となって管理する場合
	⑲	共同利益に反する行為を行った者に対する措置
	⑪	建物の一部が滅失した場合の滅失した共用部分の復旧
	⑫	建替決議（６２条Ⅰ）
	⑬	役員の選任及び解任並びに役員活動費の額及び支払い方法
	⑭	組合管理部分に関する管理委託契約の締結
	⑮	その他管理組合の業務に関する重要事項

基本的事項のほとんどが総会決議事項となっております。

3．理事会
　

総会で決議された事項を具体的に執行していくことになりますが、その役割が理事会です。
　

管理組合の人格
管理組合は、管理組合法人（４７条参照）となっていなくとも、実質的には法人といえます。法人格を取得していない管理組合は、法律上は権利能力なき社団となります。多くの大型管理組合は、実質的には法人と同等の機能を持っておりますから、実務上は管理組合法人の規定を準用して検討することになります。
　

理事が執行機関
したがって、管理組合は自然人と異なり、意思決定は行いますが、その意思決定に基づいて具体的に行動するには、執行機関が必要となります。その執行機関が理事ということになります。
　

管理組合の代表者
管理組合には、理事が必置機関としておかれ、理事は管理組合を代表することになります。理事が数人いる場合には、それぞれの理事が管理組合を代表することになりますが（４８条参照）、実際上は、理事長（場合によっては副理事長）が管理組合を代表していると理解されているようです（４９条Ⅲ）。
　

理事の資格
理事は、規約で別段の定めがない限り、総会で選任されます（普通決議）。どのような人が理事になれるかについては、特に区分所有法は定めておりません。

	①	基本的には、自然人に限られ法人はなれないと考えられております（民５２条Ⅰ参照）。法律上、理事は区分所有者でなければならないということはありません。したがって、区分所有者以外の者でも管理に精通した人を理事にすることも可能です。
	②	意思無能力者は理事になれませんが、制限能力者は法定代理人等の同意をえて理事になれるとされます。
	③	破産者が理事になれるかについてでありますが、理事の財産法上の法律行為の執行等から考えなれないと考えるべきでしょう。

　なお、理事の資格については、規約で区分所有者に限るとかの別段の定めをすることが可能ですから、実際の多くは、規約で理事の資格を定めている場合が多いといえます。ちなみに標準管理規約では、「団地に居住する組合員」と規定しております。
　

理事会
理事は基本的には複数選任されますから、それらの理事が集まって理事会を構成します。理事会の議長は、原則として理事長が務めます。
　

役割
理事会の役割は、規約で別に定める事項のほかに、以下の事項を決議します（改正標準管理規約参照）

	①	収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
	②	規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案
	③	長期修繕計画の作成又は変更に関する案
	④	その他総会に提出する議案
	⑤	専有部分の模様替え等の修繕等の承認又は不承認
	⑥	賃貸者や同居人といった専有部分の占有者の共同生活秩序を乱す行為に対する勧告又は指示等
	⑦	総会から付託された事項

等々の職務を理事会は遂行します。
　

理事長
理事会を運営するにあたって >は、その長として理事長を選任し、さらには、理事長を補佐する副理事長も選任します。理事長を、基本的に管理組合の業務執行を統括します。総会においては、理事会を代表して業務等の報告を行います。
　

4．監事
　

　組合の会計の執行及び業務執行の状況を監視し、その適不適を総会において報告する役割を担うのが監事です。
　

目付け役
監事は、理事会に出席し意見を述べることができますが、議決に加わることができませいわゆる：理事会に対する目付という役割を演じます。
　

総会の招集権
場合によっては、監事が独自に総会を招集し、管理組合を代表することができます（５１条参照）。
　

5．総括
　

　理事及び監事は、併せて役員と称されます。これらの役員は、法令、規約及び使用細則その他細則並びに総会及び理事会の決議に従い、組合員のために誠実にその職務を遂行しなければなりません。
　

役員の責務
このように管理組合の役員は、法律に従えば、極めて重い責務を課されているといえます。その職務遂行において、作為義務違反や不作為義務違反があった場合は、法に従えば組合員から責任追及がなされる場合もあり得る役職といえます。

理事は誰でもできる？
よく誰でもが理事なれると理事を勧誘されますが、法を厳格に見ていきますと、極めて厳しい責任が内在されている役割といえますから、その勧誘が適切かは疑問であります。
　

理事の責任問題
では、実際問題として、厳格に法が適用されるであろうかといいますと、極めて微妙であります。素人ながら、誠実に業務執行を行ってきた結果うまくいかなかった場合に、理事の責任が生ずるかというと、特に故意又は重過失でもない限り、免責されているのが現状であるといえます。
　

理事のこころがけ
しかし、法は本来は高度な理事の責任を規定しておりますから、それに堪えるよう日々業務に精通するよう心がける必要があると考えます。
　

そういった意味では、勉強会は大事なことといえるでしょう。
　

（浦安住宅管理組合連合会会長　舘　幸嗣（中央学院大学法学部教授））